A to Z about “it” - from us who knows nothing about...

1. Seharusnya ‘they’ could predict the weather dengan cara memperhatikan cuaca beberapa hari terakhir. Jadinya ga last minute(real minute!) berubah venue.
2. Funny – untuk acara yang dipersiapkan dari jauh2 hari, di hari H nya ko terlihat sangat tidak siap dan panitia sibuk masing2.
3. We’re late tapi amazingly qta adalah pengisi acara dan crew tambahan yang dateng lebih dulu (note…we are an outsider to the community).
4. Karena menghormati yang minta bantuan qta (we love him) qta mencoba untuk do the best!!!
5. Acaranya bisa dibilang cukup besar tapi ko’ panitia yang bisa ditanya tidak lebih dari 6 orang. Dan Panitia yang lain tak terlihat…
6. Again acara cukup besar tapi stationary tidak lengkap, que card tidak siap dengan baik – koordinasinya kurang jelas.
7. Hal kecil memang tapi di setiap event hal kecil ini selalu lebih diperhatikan seperti tempat sampah (trash bag) untuk menampung segala hal yang tak terpakai (yang harus dibuang) agar tak tercampur dengan barang2 yang masih digunakan.
8. Salah satu pengisi acara sudah jelas ada fashion show dan ada designer yang membawa baju2 yang membutuhkan hanger yang sesuai, tapi semua itu tidak siap sampai designernya sudah datang. Seharusnya sudah bisa disiapkan sebelum designer beserta baju2nya datang, akan lebih menghemat waktu persiapan dan tidak memberi kesan acaranya berantakan.
9. Last minute rubah venue…otomatis harus mengungsi dari ruang lama ke ruang baru…makin jelas terlihat panitia hanya berapa gelintir saja…dan yang berapa gelintir ini yang sudah terlihat dari pagi qta datang sampai acara itu selesai…padahal mereka pun harus siap2 karena juga jadi pengisi acara. Aneh!!!
10. Sudah berubah venue tapi lagi2 hanya beberapa panitia yang tampak dan hanya beberapa yang membantu untuk mencari ruangan untuk ruang ganti, ruang istirahat, ruang penyimpanan goodie bag dan semua kebutuhan acara agar lebih dekat dengan panggung.
11. Lalu…salah satu sponsor yang akan membuka stand untuk jualan sudah datang, karena we have no idea (secara seharusnya qta hanya membantu) dimana posisi mereka diantara lima meja yang tersedia (dimeja yang tersedia tidak ada signing) jadi qta bertanya ke panitia mengingat masalah positioning sponsor itu penting karena mereka sudah sangat membantu. Jawabannya dari panitia adalah terserah dimana saja suruh mereka milih (that’s really not a proper answer)
12. The clock is ticking dan yang seharusnya jam 7 sudah selesai tapi sekitar jam setengah enam baru acara dimulai – wakakakakak
13. Teman2 tercinta quw yang menjadi crew reception dan bantu jualan sudah dijanjiin kalau akan ada yang mendampingi dari orang2 “acara” tersebut ternyata tidak satupun ada yang menemani bahakan membantu menyiapkan goodie bag di dekat meja agar proses penukaran lebih mudah. Semuanya akhirnya inisiatif masing2.
14. Acara ini diliput media tetapi tidak ada panitia yang in charge menyambut media dan mungkin seharusnya punya media release ya….(bukan nya itu hal normal…or Cuma daku saja yang sotoy)
15. Jam 7 malam pengisi acara dan crew reception tidak bisa meninggalkan tempat sama sekali dan tak ada satu panitia pun yang berfikir kalo semua yang membantu itu manusia yang bisa haus dan lapar apalagi terakhir menyentuh makanan jam 12 siang… terimakasih untuk panitia yang sudah (tidak) perduli…
16. Ini yang paling lucu dari event yang pernah gw ikutin baru disini daku menemukan seorang Show Director kehilangan kendali atas show nya…sampai beliau terduduk lemas dan akhirnya terpaksa menikmati semua kekacauan yang terjadi.
17. Ditambah seorang Stage Manager kehilangan kendali atas stage nya dan dengan begitu saja di hijack!!! Lagi2 dengan tatapan yang sudah push up mesti berbuat apa Stage Manager dan Show Director terduduk manis namun miris di salah satu kursi yang tersedia.
18. Lucu berikutnya…ketika panitia sibuk berfoto bersama artis2 yang datang diikuti oleh para tamu yang datang…(ya gimana orang dikasih contoh)
19. Yang membuat acara ini bertambah seperti dagelan adalah seksi acara yang telah membuat rundown sedemikian rupa dengan melalui rapat panjang dalam sekejap berubah total tanpa koordinasi jelas…dengan tidak ada satupun yang dapat mengendalikan…
20. Yang membuat sakit hati adalah harusnya dan normalnya pengisi acara yang sudah confirm didahulukan mengingat semua sejak jam 12 siang sudah melakukan persiapan untuk tampil…bukannya malah acara yang jelas2 tidak tertera di rundown justru bebas tampil.
21. Clear area….apa panitianya mengerti tentang istilah ini kalo sebuah event sedang berlangsung atau bahkan panitianya (tidak) mengerti kalau mereka panitia? Bisa2nya area tampil menjadi terbatas hanya karena tidak ada panitia yang melakukan clear area padahal semua pengisi acara sudah melakukan latihan dan blocking sebelumnya.
22. Tentang pembedaan goodie bag untuk VIP dan regular, tidak ada cara yang lebih memudahkan untuk pembagian goodie bag karena goodie bag dibagikan di akhir acara, di mana kupon yang akan ditukarkan tidak ada bedanya antara untuk VIP dan regular.. sehingga haruskah menanyakan, “maaf Pak, Bu, Mbak, Mas, namanya siapa?” atau “maaf, VIP, bukan?” pada saat akan membagi goodie bag untuk mengetahui apakah orang tersebut VIP atau bukan... lagi-lagi, seharusnya ada yang membantu dari “tim” acara tersebut.
23. Masih tentang goodie bag. Ada baiknya, jika para peserta acara adalah orang-orang yang suka milih-milih, dibuat saja semua kantongan bergambar sama dan berisi sama, sehingga tidak ada kemungkinan untuk menukar-nukar kantongan dengan gambar itu dengan gambar ini, atau gambar anu dengan inu dan menukar majalah ini dengan itu. Semua itu sangat merepotkan, mengingat yang membagikan goodie bag HANYA dua orang SAJA dan penukaran dilakukan secara beramai-ramai.
24. Lalu tentang kupon. Kenapa kupon tidak dibuat dengan format, bagian yang akan dipotong untuk door prize diletakkan di bagian paling kiri atau paling kanan, sehingga memudahkan menyobeknya pada saat registrasi, mengingat kupon tidak mudah untuk disobek dan posisi bagian yang akan dimasukkan ke bowl ada di tengah-tengah.
25. Herannya ketika ada media atau photo session dan penutupan acara baru terlihat jelas yang mana panitianya.
26. Semoga semuanya merasa mereka sukses dengan acara itu kalo buat qta acara yang sedemikian besar tersebut sangat jauh dari sukses. Ini sekedar pendapat dari kami yang tak tau apa2. Terima kasih untuk kesempatan unik yang tak mungkin qta dapat ditempat lain dan tak kan terulang lagi dalam hidup ini…kinda once in a lifetime experience lah…